Firma z branży zabawek, wchodząca na rynek e-commerce potrzebowała rozwiązania, które wesprze pracowników w przygotowaniu listów przewozowych do zamówień z wdrożonego systemu informatycznego. W odpowiedzi na takie zapotrzebowanie klienta, wdrożyliśmy nasze rozwiązanie, dzięki czemu pracownicy nie musieli tracić czasu na przepisywanie danych między ERP / WMS, a systemami kurierskimi.
Stan początkowy
Klient posiadał już wdrożony system ERP, w którym przetwarzane były zamówienia ze sklepów internetowych, oraz system klasy WMS wspierający order-picking oraz kompletację towarów z magazynu. Głównym wymaganiem było zapewnienie wsparcia w zakresie przygotowywania etykiet kurierskich dla sprzedaży e-commerce wykorzystując najpopularniejsze sposoby dostawy (Inpost kurier i InPost paczkomaty). Jako że ani system ERP ani WMS nie posiadał gotowych integracji z kurierami, potrzebne było narzędzie, które zapewni możliwość tworzenia listów do różnych przewoźników.
Zakres wdrożenia
Wypracowaliśmy z klientem odpowiedni podział odpowiedzialności, który podzielił obowiązki stron w taki sposób, że zapewnienie danych było w kompetencjach zespołu IT klienta, a komunikacja z przewoźnikami w naszym. Jest to w naszym odczuciu najlepszy podział, bo to pracownicy firmy wiedzą najlepiej jak działają systemy wykorzystywane w przedsiębiorstwie i co można z nich uzyskać.
Klient zdecydował się na najbezpieczniejsze rozwiązanie techniczne, czyli utworzenie tabeli przejściowej w której trzymane będą dane potrzebne do przygotowania etykiet w systemach przewoźników. Komplikuje to proces po stronie klienta, bo taką tabelę trzeba zasilić danymi i utrzymywać, jednak daje też większe możliwości optymalizacyjne.
Cała komunikacja między systemami ERP/WMS klienta a PP Etykietą miała się opierać na tabeli przejściowej. System klienta wprowadzał dane do tabeli, a nasze rozwiązanie zmieniało ich status po przygotowaniu listu i wprowadzało informację z numerem listu. System klienta we własnym zakresie propagował te dane w systemach ERP i WMS, skąd też trafiały one do sklepu internetowego, aby były widoczne na koncie kupującego.
Sposób tworzenia etykiet
Były to pierwsze kroki klienta w branży e-comerce, więc wymagane było, aby na początku cały proces był kontrolowany przez pracowników. Dlatego też wybór padł na najprostsze rozwiązanie, w którym operator wyświetlał wszystkie swoje zamówienia i wybierał dla których z nich, ma zostać utworzona etykieta kurierska. Wszelkie potrzebne dane były już wprowadzone w systemie, więc nawet nie było trzeba wybierać przewoźnika dla którego miała być wydrukowana etykieta – dopasowanie realizowane było automatycznie. Problematyczne zostały tylko sytuacje błędnych adresów, których nie chciał przyjąć system kuriera i trzeba było poprawiać te dane ręcznie, ale było ich na tyle mało, że klient zdecydował nie poprawiać jakości wprowadzanych danych przez osoby zamawiające.
Program pozwala na jednoczesną pracę na wielu stanowiskach, zatem na tych samych danych, odpowiednio odfiltrowanych, pracuje kilku pracowników w tym samym czasie.
Po wdrożeniu obsługi zamówień e-commerce, klient zdecydował się w taki sam sposób usprawnić proces wydruku etykiet dla zamówień hurtowych. Z naszego punktu widzenia była to tylko obsługa jeszcze jednego przewoźnika dedykowanego przesyłkom paletowym, a z punktu widzenia klienta całość wysyłki została obsłużona jednym procesem i jednym programem.
Podsumowanie
Pomimo tego, że nasz produkt odpowiadał za stosunkowo niewielki element całego procesu w organizacji, klientowi bardziej opłacało się skorzystać z gotowego rozwiązania do integracji z kurierami, niż wykonywać ją samodzielnie, a później dożywotnio ją utrzymywać. W tym przypadku naszym atutem była właśnie specjalizacja w jednym elemencie.