Nie zawsze da się automatycznie przygotować etykietę w serwisie kuriera. Mogą pojawić się błędy adresowe, jakiś problem z danymi czy chwilowa niedostępność serwisu kuriera. Pracownik wykonujący kompletację czy pakowanie zamówienia, nie musi być specjalistą od wszystkiego. Jeżeli nie uda się utworzyć listu przewozowego, powinien mieć możliwość odłożenia zamówienia i zakończenia swojego procesu. Jeżeli zamówienie jest już spakowane, a w dodatku nie ma w środku faktury, po której moglibyśmy dojść do szczegółów zamówienia, ciężko będzie zgadnąć dla kogo ma być ta wysyłka i co ma zawierać.
Przygotowanie etykiety zastępczej
W module automatycznego wydruku listów przewozowych programu PP Etykieta istnieje możliwość automatycznego wydruku etykiety zastępczej, w przypadku gdy wystąpi jakiś błąd związany z przygotowaniem listu w API kuriera. Etykieta zastępcza powinna zawierać wszystkie dane niezbędne do identyfikacji zamówienia w Twoim systemie (numer, referencja, dane odbiorcy). Etykieta zastępcza może być wydrukowana na tej samej drukarce, na której miała się wydrukować etykieta adresowa kuriera, dzięki czemu pracownik kompletujący zawsze otrzyma jakąś etykietę.
Jeżeli wszystko pójdzie dobrze, wydrukowana zostanie etykieta kurierska, a jeżeli cokolwiek będzie nie tak, automatycznie wydrukuje się etykieta zastępcza.
Po co stosować etykietę zastępczą?
W dużych organizacjach jest wiele miejsc, w których coś może pójść nie tak. Systemy do składania zamówień, integratory, systemy ERP do zarządzania firmą, systemy WMS do zarządzania pracą na magazynie, systemy sklepów internetowych, aż po problemy z błędnie wpisanymi danymi adresowymi przez zamawiającego.
Czasami trzeba skontaktować się z klientem, czasami popchnąć jakiś integrator, a czasami zmienić parametr zamówienia. Można do tego przygotowywać instrukcję czy procedurę dla osoby pakującej, ale też można wydzielić w firmie komórkę, która takimi sprawami się zajmie.
Etykieta zastępcza naklejona na zapakowaną przesyłkę pozwoli na namierzenie zamówienia, odnalezienie go w systemie, sprawdzenie co było problemem i ponowne uruchomienie przygotowania etykiety kurierskiej. Po przygotowaniu prawidłowej etykiety możemy po prostu nakleić jedną etykietę na drugą.
Co zyskujemy drukując etykietę zastępczą?
Jeżeli nie chcemy, aby pracownik magazynowy decydował, czy ma zmienić adres na etykiecie, czy zmienić stan zamówienia w Twoim systemie, drukując etykietę zastępczą zamiast etykiety kurierskiej wprowadzamy jasne i zrozumiałe zakończenie procesu kompletacji i pakowania. Przesyłki z etykietami kurierskimi mogą być przekazane do wysyłki, a te z etykietami zastępczymi do weryfikacji przez uprawnionego pracownika.
Obsługa etykiety zastępczej
W zależności od przyjętego procesu obsługi zamówienia, w różny sposób można ustalać co zrobić z przesyłką, do której została wydrukowana etykieta zastępcza. Jeżeli problem wynika z nieprawidłowych danych adresowych podanych przez klienta, może pojawić się konieczność kontaktu z odbiorcą. Może zdarzyć się, że klient na formularzu podał dane w nieprawidłowej kolejności, albo dane nie przeniosły się właściwie między systemami. Osoba zajmująca się taką przesyłką, na podstawie dostępnych informacji, powinna umieć podjąć decyzję co zrobić, aby zakończyć proces.
Po aktualizacji danych w Twoim systemie, możesz łatwo zeskanować numer zamówienia w PP Etykiecie uruchamiając jeszcze raz proces przygotowania listu i tym samym zamknąć etap przygotowania dokumentów przewozowych.
Własne wzorce etykiety zastępczej
Możliwe jest zaprojektowanie wzorca dopasowanego do potrzeb firmy. Na etykiecie zastępczej mogą pojawić się wszystkie dane, które zostały udostępnione programowi PP Etykieta, dzięki czemu do dyspozycji możesz mieć wszystkie dane z Twojego systemu. Etykieta może zawierać tylko kod kreskowy z numerem zamówienia, link do zamówienia w Twoim systemie, albo inne dane pomocne w dalszym procesowaniu zamówienia.