Dla jednego z naszych klientów, korzystającego ze sklepu internetowego PrestaShop, potrzebne było rozwiązanie ułatwiające na przygotowanie listów przewozowych dla różnych kurierów a docelowo także Poczty Polskiej (Elektroniczny Nadawca). Klient nie chciał się bawić w kilka wtyczek z których musiałby korzystać, tylko chciał mieć wszystko w jednym narzędziu.
AS IS -> TO BE
Podstawowym wymaganiem było oczywiście dopasowanie do istniejącego procesu w firmie (opartego na PrestaShop).
Proces przygotowania przesyłek:
- Operator z zespołu sprzedaży wyznacza zamówienia do realizacji, drukuje dokumenty (fakturę / paragon) i list przewozowy dla kuriera. Po wydrukowaniu przekazuje wydruki do magazynu.
- Operator z magazynu przygotowuje przesyłki dla tych zamówień.
- Po przygotowaniu przesyłki operator z zespołu sprzedaży powiadamia zamawiającego (przez mechanizmy PrestaShop) o przygotowaniu przesyłki.
Klient chciał się głównie pozbyć problemów powstających przy takim podejściu:
- Niepotrzebne drukowanie dokumentów końcowych.
- Ze względu na różne lokalizacje do magazynu trafiały informacje „pakietowo”.
- Przygotowanie listów przewozowych przez zespół sprzedaży nie zawsze było odpowiednie (nieprawidłowe wymiary, błędy przy oznaczaniu przesyłek niestandardowych, nieprawidłowe wystawianie listów wielopaczkowych).
- Przy ponownym przygotowaniu listu (błędnie podane wymiary) konieczna była aktualizacja danych zamówienia (numeru śledzenia).
- Przy złożonych zamówieniach konieczne było przygotowanie listów przewozowych w systemach przewoźników (aby mieć dostęp do wszystkich usług).
Docelowo proces miał być trochę uproszczony:
- Zespół sprzedaży wyznacza zamówienia do realizacji ustawiając zlecenie na specjalnie wyznaczony status w PrestaShop.
- Zespół z magazynu wyszukuje zamówienia do realizacji, kompletuje te zamówienia, pakuje je i dopiero na samym końcu przygotowuje do nich listy przewozowe.
- Po przygotowaniu przesyłki zamówienie otrzymuje specjalny status w PrestaShop.
- Zespół sprzedaży monitoruje zlecenia w poszukiwaniu przygotowanych przesyłek i wysyła zamawiającemu informację zawierającą numer listu przewozowego od kuriera oraz dokument końcowy.
PrestaShop – przygotowanie
W samej Preście, nie było wiele do konfiguracji. Dodane zostały trzy statusy:
- Przesyłka do przygotowania – na ten status przełączać będzie zespół sprzedaży
- Przesyłka przygotowana – na ten status przełączać będzie automatycznie PP Etykieta po prawidłowym przygotowaniu listu przewozowego dla kuriera
- Błąd przygotowania przesyłki – na ten status będzie ustawiane zlecenie w przypadku problemów z przygotowaniem listu (np. błędny adresowe)
Statusy były wyłącznie wewnętrzne i nie były uruchamiane po nich żadne akcje (typu: wysłanie powiadomienia etc.).
Aby uprościć diagnostykę ewentualnych problemów z danymi przekazywanymi do kuriera, postanowiono po stronie bazy PrestaShop przygotować widok (view) pobierający wszystkie niezbędne dane.
W kolejnych etapach przygotowana ma zostać również procedura po stronie bazy Presty, odpowiadająca za wszelkie manipulacje na bazie – aby uniknąć wpisywania całych SQLi przy konfiguracji PP Etykiety.
Dodatkowo przygotowana została tabela do której trafiać będą informacje o przygotowanych listach przewozowych oraz problemach z ich przygotowaniem – klient we własnym zakresie przygotowywać będzie moduł do panelu administracyjnego PrestyShop, który będzie pozwalał na podgląd tych danych z poziomu zamówienia.
PP Etykieta – integracja z PrestaShop
Do implementacji wymagań klienta wybrane zostały dwa rozwiązania:
- ProstaPaczka – jako baza odpowiedzialna za komunikację z kurierami, przechowywanie danych o listach przewozowych, przygotowanie manifestów i aktualizację statusów przesyłki.
- PP Etykieta – pomagająca w pobraniu danych z PrestarShop, przetłumaczeniu ich na list przewozowy i do przekazania danych o przygotowanym liście spowrotem do PrestyShop.
ProstaPaczka – instalacja
Podstawową czynnością było zainstalowanie na stacjach magazynowych systemu ProstaPaczka i skonfigurowanie jej do pracy wielostanowiskowej (aby na każdym stanowisku był dostęp do tych samych danych). W ramach ProstejPaczki zostały wprowadzone konta dostępowe do API kurierów dla których przygotowywaliśmy integrację.
PP Etykieta – konfiguracja do pracy z PrestaShop
Prace zostały rozpoczęte od konfiguracji połączenia do bazy PrestaShop w programie PP Etykieta.
Kolejnymi krokami konfiguracyjnymi było wprowadzenie zapytań pozwalających na wyświetlanie danych o zamówieniach na magazynie. Aby ułatwić pracę magazynierom wyświetlane były tylko zamówienia ze statusem „Przesyłka do przygotowania”, dzięki czemu po przygotowaniu rekord znikał, a magazynierzy widzieli tylko to co muszą jeszcze przygotować.
Następnym krokiem było przygotowanie kwerend modyfikujących stan zamówienia. PP Etykieta pozwala na przygotowanie odrębnych zapytań dla ścieżki pozytywnej (przygotowano i wydrukowano list przewozowy) oraz negatywnej (błąd przy przygotowaniu listów). Dzięki temu zostały przygotowane dwa odrębne zestawy:
Ścieżka pozytywna: dodanie do historii zamówienia statusu „Przesyłka przygotowana” -> ustawienie aktualnego statusu zamówienia na „Przesyłka przygotowana” -> dodanie numeru listu przewozowego do zamówienia -> zapisanie danych do logu.
Ścieżka negatywna: zapisanie danych do logu (status zamówienia miał być ustawiany ręcznie przez operatora).
Finał – co uzyskano?
Rewolucji tym rozwiązaniem nie zrobiliśmy, ale praca na pewno stała się spokojniejsza, bardziej płynna i zmniejszona została ilość pracy generowanej przez nieprawidłowo wystawiane etykiety.
Jak wygląda teraz dzień pracy?
- Zespół sprzedaży na bieżąco weryfikuje zamówienia i przekazuje je do realizacji (przestawiając status)
- Magazynierzy z poziomu PP Etykiety monitorują zamówienia posiadające odpowiedni status (przykład na zdjęciu obok)
- Magazynierzy dla każdego z zamówień przygotowują list przewozowy dla odpowiedniego kuriera – wybierając zamówienie z listy i klikając myszą.
- W razie przesyłki niestandardowej magazynier wywołuje formularz przygotowania listu dla konkretnego kuriera i edytuje parametry przesyłki.
- Po przygotowaniu etykiety (jako zakończenie procesu) magazynier przystępuje do pakowania kolejnego zamówienia (informacja o przygotowaniu trafiła do PrestyShop automatycznie).
- Zespół sprzedaży na koniec dnia filtruje zamówienia w Preście ze statusem świadczącym o przygotowaniu przesyłek i zmienia zbiorczo status wysyłając powiadomienia do zamawiających.
- Magazynierzy przed przyjazdem kuriera generują protokół przekazania przesyłek kurierowi (w programie ProstaPaczka).
