Automatyczne drukowanie etykiet na przesyłki z pozoru wydaje się prostą czynnością. Wpada zamówienie i na drukarce pojawia się etykieta kurierska. Przed wdrożeniem automatu do etykiet warto jednak zastanowić się nad umieszczeniem tego elementu w procesie obsługi zamówień w swojej firmie.
W tym artykule przedstawimy kilka aspektów, które warto rozważyć podczas takiego wdrożenia.
Kiedy automatycznie wydrukować etykietę na przesyłkę?
Podstawowym pytaniem, które należy sobie zadać w pierwszej kolejności, to: kiedy powinna zostać wydrukowana etykieta kurierska. Może to być pojawienie się zamówienia w naszym systemie, może to być nadanie statusu kompletacji z magazynu lub podczas pakowania przesyłki, aby od razu można było nakleić ją na paczkę.
Automatyczne drukowanie etykiety do zamówienia
W ostatnim czasie dość często stosowany był proces polegający na automatycznym wydruku etykiety kurierskiej od razu po złożeniu zamówienia przez klienta. Przez pewien okres czasu nawet Allegro premiowało takie działanie, ale ostatecznie zwiększono weryfikację, ponieważ powszechną stała się praktyka nadawania przesyłki kilka dni po wydrukowaniu etykiety kurierskiej.
Jeśli automatycznie drukujemy etykietę na przesyłkę bezpośrednio po wpłynięciu zamówienia klienta, to z jednej strony klient od razu otrzyma link do śledzenia i informację o nadaniu przesyłki, ale z drugiej strony, jeśli nie wyślemy fizycznie przesyłki w dniu przygotowania etykiety, klient może zacząć się obawiać, że coś jest nie tak z jego zamówieniem. Natychmiastowe utworzenie etykiety może być też wadą. Nie da się zmienić danych na etykiecie i w razie pomyłki będzie trzeba przygotować drugą, najczęściej już płatną etykietę kurierską. Wpływa to na komunikację z klientem, a może także mieć znaczenie przy rozliczeniach Allegro SMART.
Oczywiście wszystko zależy od przyjętego procesu i rodzaju asortymentu. Bywa, że produkty są tak wystandaryzowane, że zawsze wiadomo jaka etykieta ma zostać przygotowana.
Automatyczne drukowanie etykiety kurierskiej po kompletacji w magazynie
Kolejnym miejscem procesu, w którym może nastąpić automatyczny wydruk etykiety na przesyłkę jest skompletowanie towaru na magazynie. Jeżeli magazynier trzyma towar w rękach, to wiemy już, że jest dostępny, nie jest uszkodzony i że zostanie nadany do klienta. Magazynier może oznaczyć takie zamówienie w swoim systemie (np. WMS czy ERP) i tym samym uruchomić przygotowanie listu przewozowego.
W przypadku większych zamówień, na tym etapie w systemie WMS/ERP może być już dostępna informacja o sposobie zapakowania produktów, co da się przełożyć na wymiary paczki w systemie kuriera, aby pracownik nie musiał ich przepisywać.
Automatyczne drukowanie etykiety na paczkę podczas pakowania
Dobrym elementem procesu automatycznego wydruku etykiet kurierskich jest także pakowanie przesyłki. Znane są już wymiary i wagi poszczególnych paczek, więc ryzyko popełnienia błędu jest najmniejsze.
Ile trwa automatyczne przygotowanie i wydruk etykiety kurierskiej
W dzisiejszych czasach, listy przewozowe są awizowane w systemach kurierskich i to ich systemy przygotowują dokument, który należy wydrukować. Spotyka się jeszcze sytuacje gdzie generowanie etykiety leży po stronie systemu klienta, ale przewoźnicy godzą się na to bardzo niechętnie, ze względu na drukowane dane pomocne w procesie doręczenia. Należy założyć, że musi nastąpić komunikacja z serwerami przewoźnika, aby wizować przesyłkę i pobrać etykietę.
Kolejnym ważnym czynnikiem jest samo wydrukowanie etykiety. W zależności od tego czy jest to obrazek, PDF czy EPL/ZPL wydruk może trwać szybciej lub wolniej. Nowoczesne drukarki termiczne doskonale radzą sobie z różnymi formatami plików, ale przy seryjnym wydruku lepiej jest stosować najlżejszy format.
Najistotniejszym elementem procesu jest wydajność systemu przewoźnika. Spotykaliśmy systemy potrafiące przygotować odpowiedź w czasie 0,2s, a na niektóre trzeba poczekać kilka sekund. Często ruch wchodzący do API przewoźnika jest tak duży, że i on ma wpływ na czas oczekiwania na etykietę kurierską.
Jak automatycznie wydrukować etykietę na przesyłkę
Automatyczne drukowanie etykiet przez platformę sklepu
W niektórych platformach sklepów internetowych, dostępne są gotowe moduły, pozwalające na automatyczny wydruk etykiety na przesyłkę. W rozwiązaniach otwartych można zainstalować wtyczkę, która będzie na to pozwalała. Daje to możliwość przygotowania listu od razu po zarejestrowaniu zamówienia. Problemem jest jednak konieczność przekazania etykiety kurierskiej osobie pakującej.
Automatyczne etykiety w platformach zbierania zamówień
Niektóre platformy do zbierania zamówień z różnych marketplace także posiadają możliwość automatycznego utworzenia etykiety na paczkę, jednak problem przekazywania etykiety do celu wydruku pozostaje nierozwiązany.
Integracja wbudowana w system ERP/WMS
Niektórzy producenci systemów WMS lub ERP udostępniają mechanizmy tworzenia etykiet na przesyłki w swoich systemach. Czasami możliwe jest podłączenie takiego wydruku pod jakąś akcję (nadanie statusu), która wyzwoli utworzenie listu.
Oprogramowanie dedykowane
Do automatycznego przygotowania etykiet na przesyłki można użyć dedykowanego oprogramowania, które potrafi pobrać potrzebne informacje z naszego systemu i przygotować oraz wydrukować etykietę kurierską. Takie rozwiązania najczęściej potrafią obsłużyć wiele form dostawy.
Integracja własna
Można samodzielnie wykonać integrację z kurierem. Jest to rozwiązanie najdroższe w utrzymaniu i należałoby je stosować w przypadku, gdy nie mamy zróżnicowanych form dostawy, w przeciwnym wypadku profil naszej działalności może się zmienić z handlu na programowanie.
Problemy przy automatycznym drukowaniu etykiet na przesyłki
Aby wdrożenie automatycznego drukowania etykiet kurierskich się powiodło, należy uwzględnić ten mechanizm w procesie obsługi zamówienia. Należy założyć, że coś może pójść nie tak i się na to przygotować, aby nie zablokować całego procesu.
Najczęściej spotykane problemy podczas pracy z automatycznym wydrukiem etykiet na przesyłki, to:
- Niedziałający system przewoźnika
- Niepoprawne dane adresowe
- Problem techniczny przy pobraniu danych z systemu
- Zawieszona drukarka / system wydruku
Z każdym problemem można sobie radzić w inny sposób, ale zdecydowanie warto się na to przygotować. Można drukować etykiety zastępcze, które pozwolą szybko ponowić proces, przygotować stanowisko, na którym operator będzie mógł uruchomić ręcznie proces z większymi uprawnieniami / możliwościami oraz określić ścieżki w procesie na takie przypadki.
